Hoe Dutch Open Darts 30.000 bezoekers en spelers soepel ontvangt met Avayo
Dutch Open Darts brengt amateurs en professionals samen in één groot toernooi. Met twee verschillende instromen, deelnemers en bezoekers, is een krachtige scanoplossing essentieel voor een soepele entree.
De organisator
Grootste open dartstoernooi ter wereld
Dutch Open Darts is het grootste open dartstoernooi ter wereld. Vier dagen lang komen professionele darters en amateurs samen in De Bonte Wever in Assen om te strijden voor de titel. Jaarlijks trekt het evenement tienduizenden bezoekers en deelnemers uit binnen en buitenland.
De organisatie ligt in handen van de Nederlandse Darts Bond. Paul Engelbertink is directeur van de bond en toernooi directeur van Dutch Open Darts. Samen met zijn team zorgt hij ervoor dat alles tot in detail is geregeld. Van speelschema’s en spelersregistratie tot publieksstromen en entreecontrole.
Met zulke grote aantallen bezoekers over vier dagen is Dutch Open Darts niet alleen een sporttoernooi, maar ook een grootschalig evenement waar organisatie, overzicht en betrouwbaarheid cruciaal zijn.
Uitdaging
Wat is de uitdaging?
Bij Dutch Open Darts komt alles tegelijk samen. Spelers die moeten deelnemen aan hun wedstrijden én bezoekers die een dagticket hebben gekocht. En dat vier dagen lang.
Het lastige: er is één entree. En dus één moment waarop het goed of fout kan gaan. De organisatie moest deelnemers kunnen checken op hun spelerskaart, terwijl toeschouwers binnenkomen met tickets uit de ticketshop van De Bonte Wever.
Het doel was één duidelijke aanpak, zodat iedereen snel door kan lopen en het team achteraf alle cijfers op één plek terugziet.
"Alle kaartjes die aan toeschouwers verkocht worden die komen allemaal via het systeem van Avayo, ja en dat maakt ons leven heel makkelijk."
Paul Engelbertink - Directeur Nederlandse Darts Bond
De aanpak van Paul
Soepel entree.
1. Deelnemersregistratie met unieke QR codes
Deelnemers schrijven zich vooraf in via het eigen inschrijfsysteem van de organisatie. Vanuit daar ontvangen zij hun spelerskaart.
De QR codes op deze spelerskaarten worden gegenereerd door Avayo. Deze codes vormen de basis voor de toegangscontrole tijdens het evenement. Zo weet de organisatie zeker dat elke deelnemer correct geregistreerd is en snel naar binnen kan.
2. Ticketshop voor dagbezoekers
Bezoekers die het evenement willen bijwonen, kopen hun tickets via de ticketshop van De Bonte Wever. Deze ticketshop draait op Avayo.
Hier kunnen bezoekers eenvoudig hun toegang regelen voor één of meerdere dagen. Alle verkochte tickets worden automatisch geregistreerd in het systeem.
3. Twee instromen samengebracht in één scan oplossing
De kracht van de oplossing zit in de combinatie. Avayo heeft de QR codes van de deelnemers en de tickets van de bezoekers samengebracht in één ticketscan oplossing. Daardoor maakt het bij de entree niet uit of iemand speler of toeschouwer is.
Met één scan weet het systeem direct of de toegang geldig is. Deze worden gescand via onze professionele ticket scanners.
4. Volledig overzicht in Avayo Admin
Na afloop heeft Paul volledig inzicht in alle cijfers.
Alle scans, aantallen en bezoekersdata komen samen in Avayo Admin. Geen losse lijsten of aparte rapportages, maar één duidelijk overzicht van het hele evenement.
Hoe verloopt de bezoekers flow Dutch Open Darts
1 ticketshop op eigen website → 2a ticket ontvangen / 2b spelerskaart → 3 entree → 4 Welkom!
Ervaring van Paul met Avayo
"Ik zou Avayo zeker aanraden aan andere organisaties, ik zou zeggen probeer het eens en dan wil je denk ik niet meer terug."
Paul Engelbertink - Directeur Nederlandse Darts Bond
Wil je ook een soepel evenement organiseren?
Wij helpen je met ticketing, toegang en kassa. Alles in één systeem.