Volledige ticketing en kassa oplossing voor de grootste kerstmarkt van Nederland
Met meer dan 25.000 bezoekers, 150+ standhouders, een reuzenrad en een spectaculaire lichtshow is de Castle Christmas Fair een kerstbeleving op topniveau. Om alles soepel te laten verlopen, kiest organisator Paul Zonneveld voor Avayo als partner voor ticketing, toegang en kassasystemen.
De organisator
Grote kerstmarkt op landgoed Duin & Kruidberg
Holland Promotions organiseert de Castle Christmas Fair op Landgoed Duin & Kruidberg in Santpoort-Noord.
Vijf dagen lang wordt het landgoed omgetoverd tot een sfeervolle in- én outdoor kerstmarkt vol beleving. Meer dan 25.000 bezoekers genieten van de vele eetkraampjes, het reuzenrad, live muziek en een indrukwekkende lichtshow.
Met ruim 150 standhouders is er op het terrein van alles te zien en te koop: van kleding en sieraden tot lekkernijen, cadeaus, woonaccessoires en nog veel meer. Alles draait om sfeer, ontdekkingen en samen genieten van het kerstgevoel.
Uitdaging
Grootschaligheid van het evenement
De Castle Christmas Fair is vijf dagen achter elkaar geopend, van ’s ochtends 11:00 tot ’s avonds 22:00. Met tienduizenden bezoekers en een groot terrein vol stands en horeca vraagt dat om een organisatie die tot in detail klopt.
Denk alleen al aan de opbouw, installaties, stroompunten, meer dan 150 standhouders, personeelsplanningen en bezoekersstromen. En dan hebben we het nog maar over een deel van alles wat achter de schermen geregeld moet worden.
Daar komt bij dat alle bezoekers soepel naar binnen moeten kunnen en overal eenvoudig moeten kunnen betalen. Paul Zonneveld (Directeur van Holland Promotions) zocht daarom een betrouwbare oplossing voor online ticketing, toegangscontrole en kassasystemen op het volledige evenement. Avayo hielp hem met een totaaloplossing waarbij alles op elkaar is aangesloten.
“Wij maken gebruik van alle producten van Avayo.”
Paul Zonneveld - Directeur van Holland Promotions
De aanpak van Paul
Holland Promotions koos voor volledige ontzorging door Avayo
1. Ticketshop op eigen website
Bezoekers kopen hun tickets gewoon via de website van Castle Christmas Fair. Met datumselectie, dag- en avondkaarten, familietickets, koffie & gebak-arrangementen en uitrijkaarten is de ticketshop compleet, maar blijft het ontwerp overzichtelijk en eenvoudig.
2. Mobiele scanners bij entree en parkeerzone
Bij de entree en het parkeren scant het personeel alle tickets met mobiele scanners. Met één scan controleert het systeem direct of een ticket geldig is. Op het scherm verschijnt simpelweg groen of rood, zodat de doorstroming snel blijft, ook bij piekmomenten.
3. Hardcopy kaarten met QR-code
Voor VIP’s en genodigden zijn er 1.500 hardcopy kaarten gedrukt. Elke kaart heeft een unieke QR-code en kan net zo eenvoudig worden gescand als een regulier e-ticket.
4. Vaste & mobiele kassa's bij entree/standhouders
Bij onder andere de entree en verschillende stands staan vast kassa’s en/of mobiele kassa’s. Medewerkers kiezen snel het gewenste product, bezoekers betalen contactloos of met hun pas, en de rij gaat vlot door.
5. Losse pinautomaten voor reuzenrad en parkeren
Voor het reuzenrad en de parkeerzones gebruikt de organisatie losse pinautomaten. Medewerkers voeren eenvoudig het bedrag in, bezoekers betalen via NFC of met de pas in de terminal.
6. Kassa-installatie en support op locatie
Avayo was meerdere dagen op locatie om alle kassa’s en pinautomaten te installeren en te testen. Tijdens het evenement was er ondersteuning voor uitleg aan het personeel, het beantwoorden van vragen en het snel oplossen van eventuele issues, zodat betalingen gegarandeerd door konden gaan.
7. Inzicht in omzet en bezoekers
Omdat zowel ticketomzet als kassaomzet via Avayo lopen, heeft Holland Promotions één helder overzicht van alle statistieken. Per dag is direct zichtbaar: totale omzet, omzet per stand/verkooppunt, aantal verkochte tickets en hoeveel bezoekers er binnen zijn. Zo kan Paul inspelen op drukte en dagelijks bijsturen waar nodig.
Hoe verloopt de bezoekers flow van de Castle Christmas Fair
1 eigen website → 2 ticket ontvangen → 3 entree → 4 welkom! → 5 stands
Ervaring van Paul met Avayo
“Wij maken gebruik van alle producten van Avayo, waarbij we ook zoeken naar maat oplossingen en dat bevalt ons goed.”
Paul Zonneveld - Directeur van Holland Promotions
Ook zo’n soepel evenement organiseren?
Wij helpen je verder! Start gratis of vraag een demo aan.