Hoe Boemelburcht 14.000+ bezoekers soepel laat binnenkomen
Tijdens Boemelburcht verandert het centrum van Zevenaar in één groot feestgebied. Met 14.000+ verkochte tickets, 4 ingangen en 15+ professionele ticketscanners zorgt Avayo ervoor dat de ticketverkoop en entreecontrole snel, overzichtelijk en betrouwbaar verlopen.
De organisator
Carnaval in het hart van Zevenaar
Tijdens Boemelburcht verandert het centrum van Zevenaar in één groot carnavalsfeest. Bezoekers komen samen voor muziek, gezelligheid en een dag vol feest.
Bij zo’n grootschalig evenement komt veel kijken. Zeker als duizenden bezoekers op dezelfde dag naar binnen moeten. De ticketverkoop moet duidelijk zijn, de entree moet snel verlopen en de organisatie moet grip houden op wat er gebeurt.
Daarom werkt Ruben met Avayo voor de volledige ticketing en toegangscontrole.
Uitdaging
14.000+ bezoekers verspreiden over 4 ingangen
De grootste uitdaging bij Boemelburcht zit in de schaal van het evenement. Er zijn 14.000+ bezoekers op één dag en het feest vindt plaats midden in het centrum van Zevenaar.
Daarbij wordt gewerkt met 4 verschillende ingangen. Bezoekers moeten snel de juiste ingang kunnen gebruiken en hun ticket moet zonder gedoe gescand worden.
Bij dit soort aantallen wil je geen opstoppingen, geen losse lijsten en geen onduidelijkheid bij de entree. Alles moet snel, betrouwbaar en overzichtelijk werken.
Daarom ontwikkelde Avayo een ticketshop voor Boemelburcht en werd iedere bezoeker voorzien van een eigen e-ticket. Op de dag zelf konden de tickets snel worden gescand bij één van de 4 ingangen.
"Ja de scanners werken eigenlijk vlekkeloos, prima, makkelijk!"
Ruben de Vries - Organisator Boemelburcht
De aanpak van Ruben
Om Boemelburcht soepel te laten verlopen, gebruikt Ruben Avayo voor de volledige ticketing en entreecontrole. Van de online ticketverkoop tot het scannen bij de 4 ingangen: alles wordt centraal geregeld in één systeem. Zo blijft de doorstroom hoog en houdt de organisatie overzicht.
1. Ticketverkoop via de ticketshop
De ticketverkoop verliep via een ticketshop op de eigen website van Boemelburcht. Bezoekers konden eenvoudig online hun ticket kopen en ontvingen daarna direct hun persoonlijke e-ticket.
2. Professionele ticketscanners bij 4 ingangen
Op de dag zelf werden 15+ professionele ticketscanners ingezet bij 4 verschillende ingangen. Zo konden bezoekers verspreid worden over meerdere punten en bleef de doorstroom bij de entree soepel.
3. Support op locatie
Tijdens het evenement was Avayo aanwezig op locatie voor support en uitleg. Zo kon het team direct starten met de scanners en wist iedereen precies hoe de toegangscontrole werkte.
4. Rapportages en statistieken
Na en tijdens het evenement heeft Ruben inzicht in de belangrijkste cijfers. Denk aan het aantal verkochte tickets, gescande tickets en de doorstroom per ingang.
Omdat alles via Avayo loopt, komt de data samen in één dashboard. Zo heeft de organisatie duidelijk overzicht en hoeft er niet gewerkt te worden met losse systemen of handmatige tellingen.
Ervaring van Ruben met Avayo
"De relatie met Avayo, ja service en support is prima in orde!"
Ruben de Vries - Organisator Boemelburcht
Wil je ook een soepel evenement organiseren?
Organiseer je een feest, festival, carnaval of ander grootschalig evenement? Met Avayo regel je ticketverkoop, toegangscontrole, scanners, support en rapportages vanuit één systeem.