Bas organiseert Dodo Festival: een meerdaags evenement met meer dan 15.000 bezoekers
3 dagen feest, 15.000 bezoekers en meer dan 40 betaalplekken. Dat vraagt om een doordachte en strakke organisatie. Bas en zijn twee partners organiseren elk jaar Dodo Festival in Bakkeveen – en weten precies hoe ze dat aanpakken.
De organisator
Groot festival in Bakkeveen
Dodo Festival is hét muziekfestival van Bakkeveen. Drie dagen lang – van donderdag tot zaterdag – treden er meer dan 20 artiesten op en genieten ruim 15.000 bezoekers van muziek, sfeer en gezelligheid.
Bas organiseert het festival samen met twee compagnons. Al sinds 2009 bouwen ze dit feestje uit tot een vaste waarde in de regio. En de afgelopen 9 jaar doen ze dat in samenwerking met Avayo.
Wat ooit begon met alleen ticketing, groeide uit tot een volledige festivaloplossing met kassa’s, ticketshop en support op locatie.
Uitdaging
Consistentie en cashflow
Een festival van dit formaat draait op strak georganiseerde processen. Naast alles rond podium, barren en artiesten, is er één ding dat écht altijd moet werken: de kassa’s.
Die moeten snel zijn, stabiel en continu online blijven. Uitval is simpelweg geen optie.
Daarnaast speelt cashflow een grote rol. Omdat artiesten vaak vooraf betaald willen worden, is het belangrijk dat er al vóór het festival inkomsten binnenkomen.
“Wij zijn teruggeschaald afgelopen jaar in kassa hokken omdat de betalingen zo snel liepen.”
Bas Hoekstra - Organisator Dodo Festival
De aanpak van Bas
Om alles soepel te laten verlopen, kiest Bas al jaren voor een setup die 100% betrouwbaar én schaalbaar is.
1. Ticketing via eigen ticketshop
De ticketshop van Dodo Festival is gekoppeld aan hun website en socials. Bezoekers klikken, kopen en hebben direct hun ticket binnen. Eenvoudig geregeld.
2. Cashflow vóór het festival
In de ticketshop kunnen bezoekers ook alvast munten kopen. Handig voor de bezoeker, én handig voor het festival. Want zo kwam er vooraf al geld binnen om artiesten en leveranciers te betalen.
3. Vlotte toegang bij de entree
Met zes rijen, vrijwilligers en Avayo scanners liep de entree gesmeerd. Tickets scannen → piep → feesten maar!
4. Meer dan 40 pinplekken
Met zoveel barren en muntenverkoop had Bas betrouwbare kassa’s nodig. Daarom koos hij voor een mix van mobiele kassa’s en vaste kassa’s. Supersnel, stabiel en makkelijk in gebruik.
5. Installatie en support op locatie
Omdat een festival organiseren al druk genoeg is, vinden Bas en de partners het erg fijn dat ze op bepaalde vlakken ontzorgt worden, support. Avayo was meerdere dagen aanwezig voor de installatie, back-up tijdens het festival en de afbouw na afloop.
Hoe verloopt de bezoekers flow van Dodo Festival?
1 Social-media/website → 2 Ticketshop → 3 Entreebewijs → 4 Entree → 5 Muntenverkoop → 6 Bar/Feest 🎉
Ervaring van Bas met Avayo
“Ik ben zeer tevreden over de snelheid van de pinautomaten, voordat mensen überhaupt de pas al bij het apparaat hebben, is de betaling al rond.”
Bas Hoekstra - Organisator Dodo Festival
Ook zo’n soepel evenement organiseren?
Wij helpen je verder! Start gratis of vraag een demo aan.