Hoe Johan een XL bingo organiseert
In samenwerking met Jumbo Mulderij Beilen organiseert Johan (van Festival Beilen) jaarlijks de Dikke Priez´n Bingo in Beilen. Een grote tent, dikke prijzen, honderden bezoekers en één duidelijke uitdaging: hoe zorg je dat alles soepel blijft lopen?
De organisator
Eén avond, 700 bezoekers en een tent vol prijzen
De Dikke Priez´n Bingo in Beilen is inmiddels een bekend evenement. Samen met Jumbo Mulderij Beilen worden er ieder jaar mooie prijzen geregeld en wordt de grote tent opgebouwd voor een avond vol spanning, gezelligheid en bingo.
Maar bij een evenement met 700 bezoekers komt veel kijken. Kaartverkoop, entreecontrole, munten, drankjes, eten, bediening en omzetoverzicht moeten allemaal kloppen.
Voor Johan is het belangrijk dat bezoekers niet lang hoeven te wachten en dat zijn team overzicht houdt. Daarom gebruikt hij Avayo als totaaloplossing.
Uitdaging
Bezoekers zitten, maar willen wel snel geholpen worden
Bij een bingo blijven bezoekers grotendeels aan tafel zitten. Ze willen niets missen van het spel, maar willen ondertussen wel eten en drinken kunnen bestellen.
Dat vraagt om een slimme oplossing. Niet met lange rijen bij de bar, niet met losse bestellijsten en niet met onduidelijke bonnetjes.
Daarom zet Johan het QR-bestelsysteem van Avayo in. Bezoekers scannen de QR-code aan tafel, bekijken direct de menukaart en plaatsen eenvoudig hun bestelling. De bestelling komt automatisch binnen op de juiste bonprinter, wordt klaargemaakt en vervolgens direct naar de juiste tafel gebracht.
Zo blijft de bingo doorgaan, terwijl de service aan tafel gewoon doorloopt.
"We hebben een goede verstandhouding met Avayo en wij zijn er heel content mee, ook met de ondersteuning."
Johan Greydanus - Organisator Festival Beilen
De aanpak van Johan
Om de Dikke Priez’n Bingo soepel te laten verlopen, gebruikt Johan meerdere Avayo-oplossingen die perfect op elkaar aansluiten. Zo wordt alles rondom ticketverkoop, munten, entree, betalingen en bestellingen centraal geregeld vanuit één systeem.
1. Ticketverkoop via de ticketshop
De kaartverkoop verloopt vooraf via de Avayo Ticketshop. Bezoekers kopen eenvoudig online hun ticket en ontvangen direct hun digitale toegangsbewijs. Voor Johan betekent dit minder handmatige administratie en vooraf duidelijk inzicht in het aantal bezoekers
2. Voorverkoop van munten
Tijdens het bestellen van een ticket kunnen bezoekers direct munten meebestellen. Zo ontstaat er al vóór het evenement extra cashflow en hoeven bezoekers op locatie minder lang te wachten. De muntenvoucher wordt later eenvoudig gescand bij de muntenverkoop.
3. Ticketscanners voor entree en muntenvouchers
Bij de entree/muntenverkoop gebruikt het team de ticketscanners van Avayo. Daarmee worden niet alleen de entreetickets gescand, maar ook de muntenvouchers.
Alles loopt via één systeem. Dat maakt de entree sneller, voorkomt fouten en geeft Johan direct inzicht in wie er binnen is en welke vouchers zijn ingewisseld.
4. POS-kassa’s voor extra munten op locatie
Willen bezoekers tijdens de avond extra munten kopen? Dan kan dat via de POS-kassa’s van Avayo.
Het team kiest het gewenste aantal munten, de bezoeker betaalt met pin of contant en de verkoop wordt direct geregistreerd. Zo blijft ook de verkoop op locatie overzichtelijk en gekoppeld aan de rest van het evenement.
5. QR-bestelsysteem voor bediening aan tafel
Het QR-bestelsysteem is tijdens de Dikke Priez’n Bingo een belangrijk onderdeel van de bezoekerservaring.
Bezoekers blijven gewoon aan tafel zitten, scannen de QR-code en bestellen hun eten of drinken via de digitale menukaart. De bestelling komt binnen op één van de bonprinters, het team maakt de bestelling klaar en serveert deze aan de juiste tafel.
6. Alles inzichtelijk in één dashboard
Omdat Johan meerdere Avayo-producten gebruikt, komt alle data samen in één dashboard.
Hij ziet onder andere hoeveel tickets er zijn verkocht, hoeveel tickets zijn gescand, hoeveel munten vooraf zijn besteld, hoeveel munten op locatie zijn verkocht, hoeveel QR-orders er zijn geplaatst en wat de totale omzet is.
Geen losse systemen. Geen handmatige exports. Gewoon één totaaloverzicht.
Ervaring van Johan met Avayo
"Ik zou Avayo zeker aanraden aan iedere organisatie die iets wil organiseren, echt!"
Johan Greydanus - Organisator Festival Beilen
Wil je ook een soepel evenement organiseren?
Wij helpen je met ticketing, toegang en kassa. Alles in één systeem.