Volledige ticketverkoop en muntenverkoop voor groot meerdaagse piratenfeest
12 vrienden organiseren elk jaar een groot muziekweekend, de Drentse Boefjes. Met Avayo regelen ze de ticketverkoop, het tickets scannen bij de entree én de pinbetalingen voor de muntenverkoop.
De organisator
Over de Drentse Boefjes
De Drentse Boefjes is een jaarlijks muziekweekend in Drenthe. Een echt piratenfeest waar jong en oud samenkomen om te genieten van artiesten, muziek en gezelligheid.
Wat ooit begon als een idee van twaalf vrienden, is uitgegroeid tot een evenement dat je niet wilt missen. Elk jaar kijken duizenden bezoekers uit naar dit weekend vol sfeer en feest.
Met ongeveer 4500 bezoekers verspreid over drie dagen is een goede organisatie onmisbaar.
Uitdaging
Wat is de uitdaging?
Achter de schermen vraagt het veel organisatie. Met 4500 bezoekers over drie dagen wil je grip op twee dingen: toegang en betalingen.
Tickets worden verkocht via een online ticketshop, maar ook via 1250 hardcopy tickets. Die combinatie moet foutloos samenwerken bij de entree, zodat bezoekers snel binnen zijn.
Tegelijk draait het evenement op muntenverkoop. Als het druk wordt, wil je niet dat mensen lang moeten wachten om te betalen. De organisatie zocht daarom een oplossing met meerdere pinapparaten én duidelijke rapportages achteraf. Kortom: één aanpak die zowel ticketing als betalingen betrouwbaar regelt.
"De producten van Avayo zijn gebruiksvriendelijk, makkelijk, het werkt allemaal. Het spreekt voor zich."
Niek Hunse - Organisator bij de Drentse Boefjes
De aanpak van de Boefjes
Bekijk hier hoe de organisatoren ticketing, toegang en betalingen regelen voor hun evenement.
1. Ticketshop via eigen website
Bezoekers moeten snel hun tickets kunnen regelen. Daarom loopt de kaartverkoop via de eigen website van de Drentse Boefjes. Met één klik kom je in de Avayo ticketshop en scoor je eenvoudig je tickets.
Bezoekers kiezen uit drie opties: vrijdag, zaterdag of een passe partout ticket voor beide dagen.
2. Hardcopy tickets voor extra verkoop
Om de kaartverkoop extra te stimuleren zijn er ook 1250 hardcopy tickets gedrukt en verkocht. Lekker ouderwets en juist daardoor extra leuk. En het mooie is: deze tickets werken straks precies hetzelfde als online tickets, bij de entree.
3. Online en hardcopy tickets in één scan
Bij de ingang staan beveiligers met 5 professionele ticket scanners. Met één simpele scan controleren ze alle tickets, zowel uit de online ticketshop als de hardcopy tickets. Groen is goed. Rood is fout. Zo blijft de doorstroom snel, ook als het druk is.
4. Muntenverkoop met pin
Tijdens het weekend draait alles op munten. De organisatoren kozen voor losse pinapparaten via Avayo. Medewerkers toetsen zelf het bedrag in en bezoekers betalen direct met pin. Dat maakt het snel, flexibel en ideaal op piekmomenten.
5. Rapportages in Avayo Admin
Na afloop hebben de organisatoren van de Drentse Boefjes direct inzicht in alle cijfers. Van omzet tot scanlijsten en van verkopen tot overzicht per dag. Alles staat netjes klaar in Avayo Admin. Overzicht was nog nooit zo lekker.
Hoe verloopt de bezoekers flow van de Drentse Boefjes
1 eigen website → 2 ticket ontvangen → 3 entree → 4 welkom! → 5 muntenverkoop → 6 feest!
Ervaring van Niek met Avayo
"De relatie met Avayo vind ik super. Persoonlijk. Betrokken. Altijd bereikbaar. Dat is heel heel heel prettig. Ik zou zeker Avayo aanraden aan andere organisaties."
Niek Hunse - Organisator bij de Drentse Boefjes
Wil je ook een soepel muziekweekend organiseren?
Wij helpen je met ticketing, toegang en kassa. Alles in één systeem.