Toegangscontrole

Je hebt de kaartverkoop goed geregeld en de kaarten zijn verkocht, maar dan… hoe kun je de toegangscontrole zo vlekkeloos mogelijk laten verlopen? Je wilt namelijk wel dat de toegangskaarten (e-tickets) professioneel worden gecontroleerd op geldigheid en dat er geen misbruik van de tickets wordt gemaakt.

Waarom tickets controleren?

Je controleert de tickets op geldigheid met als doel om fraude te voorkomen. Een e-ticket kan gekopieerd of meermalen worden afgedrukt. Daarom is controle nodig, zodat deze exemplaren niet worden gebruikt door meerdere personen of meerdere keren door één persoon (Bron: https://nl.wikipedia.org/wiki/E-ticket).

Fraude voorkomen

Wat is een manier om te voorkomen dat bezoekers de tickets kunnen dupliceren en hierdoor de ticket meerdere keren kunnen gebruiken? Heel simpel, de e-ticket voorzien van een barcode! Dit is een heel populaire en vaak toegepaste techniek. Barcodes zijn in verschillende soorten en maten, denk eens aan een streepjescode of een QR-code. Je hebt wel een goede barcodelezer of -scanner nodig om ze te kunnen controleren. Barcodes kunnen over het algemeen slechts eenmaal gebruikt worden om toegang te verkrijgen, tenzij anders ingesteld in het systeem (Bron: uit het boek ‘Events: Hoe organiseer je een geslaagd evenement?’ Door Kevin Van der Straeten, 2013). Bij de controle kan er verbinding zijn met een database die bijhoudt of het ticket al gebruikt is. Deze werkwijze wordt ook gebruikt bij de online ticketservice van Avayo. Om het invoeren van de gegevens te vergemakkelijken wordt de streepjescode of QR-code gescand. Het maken van een vals ticket wordt lastiger als de streepjescode een lang nummer heeft, waarbij een potentiële fraudeur niet weet welke nummers geldig zijn. Ook kan bij iets eenmaligs onrechtmatig gebruik door meerdere personen tegengegaan worden door het e-ticket op naam te stellen en dat ze zich moeten kunnen legitimeren (Bron: https://nl.wikipedia.org/wiki/E-ticket).

Hoe regel je de toegangscontrole?

Veel organisatoren denken pas aan de toegangscontrole vlak voor het event, maar het is wel handig om hier vooraf goed bij stil te staan. Hoe regel je eigenlijk de toegangscontrole? Hoe kun je de controle het beste in goede banen leiden bij jouw evenement? Met deze vragen in mijn achterhoofd ben ik eens gaan zoeken op het internet. Na een intensieve zoektocht kwam ik erachter dat er eigenlijk niets over is geschreven, terwijl de toegangscontrole juist een belangrijk onderdeel van de algehele ticketverkoop is! Je moet er toch niet aan denken dat bezoekers massaal jouw toegangskaarten kunnen namaken of kopiëren en dan zonder te betalen binnenkomen op jouw event. Reken maar uit hoeveel omzet je dan misloopt….

Ook wil je graag dat jouw bezoekers zo min mogelijk hinder ondervinden van de controle bij de entree. De toegang moet professioneel eruitzien en de controle moet zo snel mogelijk, goed en soepel verlopen. Vandaar dat ik deze BLOG schrijf, zodat ik jullie een aantal tips mee kan meegeven en dat jij de toegangscontrole in zo’n goed mogelijke banen kan leiden. Ik realiseer me dat sommige tips heel vanzelfsprekend lijken, maar wil ze toch graag noemen, omdat ik uit ervaring weet dat het niet altijd gebeurt… Ik start eerst eens met acht tips en hoop dat ik in een later stadium de lijst met tips kan aanvullen en uitbreiden met nieuwe eyeopeners.

Tips:

Tip 1:

Wellicht een inkoppertje, maar “Een goed begin is het halve werk” is ook hier van toepassing. Wanneer je tijd stopt in een goede voorbereiding, scheelt het je ontzettend veel stress voor de start van jouw event. Belangrijk is om (ruim) van tevoren het internet te checken, de scansoftware te installeren en de scanners te testen. Dus begin niet een uurtje voor aanvang met alles te installeren en te controleren. Wanneer je tijdens de voorbereiding erachter komt dat je geen goede WiFi hebt, kun je nog tijdig mobiele WiFi regelen (MiFi).

N.B. Bij Avayo kun je een MiFi voor slechts € 25,00 excl. btw per keer huren, handig!

Tip 2:

Je hebt snelle scanapparatuur nodig. Kies de juiste scanapparatuur voor jouw evenement. Voor het scannen kun je kiezen uit de iPhone of Android Scanapp, de USB-handscanner of mobiele scanner. De scanapp kan gratis gedownload worden op jouw eigen telefoon en kan ook prima gebruikt worden bij kleinere evenementen. De USB-handscanner wordt ingezet in combinatie met laptop en is handig bij bijvoorbeeld de balie. Tot slot, de mobiele scanner wordt over het algemeen ingezet bij de grotere events of waar geen vaste plaats voor de laptop met USB-handscanner mogelijk is. Alle scanners kunnen met elkaar gecombineerd gebruikt worden. Wij bieden de scanapparatuur kosteloos in bruikleen bij eenmalige evenementen. De scansoftware is eveneens gratis. Wil je meer informatie of even overleggen welke scanapparatuur voor jouw event het beste is of de scanners reserveren? Dan kun je mailen naar support@www2.avayo.nl .

Tip 3:

Om een goede doorstroom bij de entree te vergroten, kun je werken met rijen die verschillende functies hebben, te weten: Een aparte rij voor mensen met e-tickets, een rij voor de bezoekers die vragen hebben bij de klantenservice en een aparte rij voor de personen die nog een toegangskaart willen kopen bij de kassa. Met de online ticketservice van Avayo kan ook middels de functie Balieverkoop kaarten verkocht worden. Ze kunnen hierbij contant afrekenen of met de pin betalen. Vraag naar de mogelijkheden voor het huren van een pinterminal op support@www2.avayo.nl.

Tip 4:

Wanneer je met verschillende rijen werkt, zou je kunnen kiezen voor dranghekken. Persoonlijk vind ik ‘publieksgeleiders’, paaltjes met linten, chiquer staan. De linten zijn zelfs in verschillende kleuren te verkrijgen, zodat het past bij de stijl van de entree en jouw evenement.

Tip 5:

Alcohol schenken aan jongeren beneden de 18 jaar is in Nederland bij de wet verboden. Bedenk daarom van te voren hoe je zichtbaar maakt aan welke bezoekers je al dan niet alcohol mag schenken. Ga je werken met stempels, polsbandjes of laat je jouw bezoekers bij elke bestelling legitimeren? Bedenk ook alvast waar je de leeftijdscontrole uitvoert. Ik kan me voorstellen dat wanneer je deze controle bij de toegangscontrole van de tickets doet, de doorstroom enorm vertraagd. Je zou hiervoor een ander punt kunnen inrichten en daar dan ook, na legitimatie, stempels of polsbandjes kunnen verstrekken.

Tip 6:

Dan hebben we nog de groep ‘rokers’. Roken mag uiteraard niet in dezelfde ruimte waar het event plaatsvindt, dus zij moeten de mogelijkheid krijgen om naar buiten te gaan om te roken of om te kunnen roken in een aparte ruimte. Het is handig om deze reeds gecontroleerde bezoekers niet door dezelfde rij te laten gaan als dat van de mensen die nog hun toegangskaart moeten laten controleren. Maak een aparte rij voor deze groep mensen en geef ze voordat ze eruit gaan een stempel, bandje of kaart die ze kunnen laten zien als ze weer naar binnen willen. Dat scheelt weer een hoop ergernis en drukte bij de ingang.

Tip 7:

Het scannen van toegangskaarten is niet moeilijk. Het is wel handig dat het scanpersoneel, van te voren goed geïnstrueerd worden, zodat ze bekend zijn met de scanners en het scannen. Laat ze van tevoren even oefenen met de scanner op een testticket. Ze kunnen dan wat meer feeling met het apparaat krijgen.

Tip 8:

Medewerkers op je evenement hebben de meeste contacturen met de gasten. Slecht verzorgd of geïnstrueerd personeel is dus een gemiste kans, want goed personeel kan jouw evenement juist versterken. Daarom is het handig dat van tevoren besproken wordt hoe het scanpersoneel het beste kan handelen in bepaalde scenario’s. Weten de medewerkers hoe ze moeten handelen wanneer een rood vlak op de scanner verschijnt? Sturen ze deze bezoekers door naar een service balie o.i.d.? Door vooraf afspraken te maken, hebben andere bezoekers nagenoeg geen hinder van eventuele problemen.

Tot slot, misschien klinkt het heel vanzelfsprekend, maar het gebeurt helaas toch niet altijd door de personen die de e-tickets scannen:

Wens jouw bezoekers een goede en vooral gezellige avond toe!

Uiteraard zullen er nog meer goede ideeën zijn die geput kunnen worden uit ervaringen van andere organisatoren. Daarom graag jullie aanvulling op dit artikel! Plaats je reactie hieronder, zodat we voordeel kunnen halen uit elkaars expertise!